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Autorização nº 60/95
O BANCO A... procedeu à legalização dos seus
ficheiros. Analisado o processo há alguns aspectos que merecem
ser evidenciados.
1. O A... refere, no pedido de Autorização, que "não
recolhe ou regista qualquer informação pertinente a suspeitas
de actividades ilícitas"; "em relação a
condenações em processo crime só dispõe de informação que
se reporta à interdição de uso de cheque e à
contumácia".
A Comissão teve oportunidade de se pronunciar, através da
deliberação nº 7/95 de 14 de Março, em relação ao
tratamento automatizado de suspeita de actividades ilícitas e
condenações em processo-crime ().
...
Em face do pedido de autorização formulado a Comissão
Nacional de Protecção de Dados Pessoais Informatizados autoriza
o tratamento das ocorrências relativas a cheques e contumácia.
Em relação ao tratamento de outras suspeitas de actividades
ilícitas ou condenações em processo crime verifica-se que não
é solicitada autorização pelo A..., não podendo, por
isso, ser feito qualquer tratamento.
2. O A... procedeu à recolha indirecta de dados sobre "potenciais
clientes" servindo-se de informação
"de ordens ou associações profissionais, empresas de
informações, referências de clientes, resposta a acções de
marketing directo e relacionamentos profissionais com
empresas". A recolha e tratamento destes dados foi
realizado sem conhecimento e autorização dos próprios.
Hoje, os cupões de direct response/pedidos de informação
nas acções de mala/marketing directo solicitam
autorização dos próprios, nos termos do texto indicado: "Estes
dados são passíveis de processamento automatizado, nos termos
da Lei 10/91 de 29/4 e sob regime de sigilo, com vista ao
estabelecimento de contactos personalizados com o Grupo A...".
Os procedimentos que antecedem suscitam duas questões:
- Em relação ao tratamento de dados de não clientes
devem ser tidos em conta os seguintes princípios:
- "Qualquer pessoa tem o direito de ser informada
sobre a existência de ficheiro automático que lhe
respeite, respectiva finalidade bem como sobre a
identidade e o endereço do seu responsável"(artº
13º nº1 da Lei 10/91 de 29 de Abril);
- A finalidade da recolha deve ser conhecida pelo titular
dos dados antes de se proceder à sua recolha (cf. artº
12º nº 3 e artº 22º al. e));
- Quando os dados são recolhidos através de impresso
impõe o artº 22º, entre outros requisitos, que sejam
especificados os destinatários das informações.
- Sendo uma das finalidades do ficheiro a "captação
de novos clientes", assume particular relevância o
direito de informação e de "eliminação" que
assiste ao titular dos dados (artº 30º nº3 da Lei
10/91);
- As entidades que fornecem a informação só podem
fazê-lo desde que esse procedimento se enquadre no
âmbito da finalidade do ficheiro (cf. artº 15º da Lei
10/91), desde que os titulares dos dados tenham
conhecimento do seu destino e utilização ( artº 12º
nº 3, 13º nº 1 e 22º al. d) e e) da Lei 10/91) e o
ficheiro esteja legalizado nessa perspectiva junto da
CNPDPI (artº 18º al. f) da Lei 10/91).
O A... deverá, previamente ao tratamento, informar os
titulares dos dados da existência de ficheiro a seu respeito,
finalidade da recolha de dados e destinatários da informação.
Assim, em relação aos dados existentes relativos a
"potenciais clientes" deve o A... assegurar o direito
de informação, de acesso e de eliminação (no domínio da mala
directa) se for manifestada essa vontade da parte dos titulares.
- Em relação aos cupões verifica-se que o texto não
satisfaz as exigências do artº 22 da Lei 10/91. Não vem
especificada a natureza obrigatória ou facultativa da resposta
(al. b), as condições de acesso, rectificação e eliminação
(al.g). Por isso, o texto deve ser reformulado.
3. O A... procede à recolha indirecta de dados sensíveis
(especificados no artº 11º nº1 al.b) da Lei 10/91) "junto
de entidades registrais e de outras instituições de
crédito" e de "empresas de informação
especializadas".
A recolha e tratamento desta informação não tem
autorização expressa, prévia ou posterior, do titular dos
dados.
O artº 12º da Lei 10/91 estabelece os princípios da recolha
de dados:
- Deve efectuar-se de forma lícita e não enganosa (nº 1);
- Deve processar-se em estrita adequação e pertinência à
finalidade que a determinou (nº 2);
- A finalidade da recolha deve ser conhecida antes do seu
início (nº 3).
Relativamente à recolha e tratamento de informação
sensível (vg. sobre situação patrimonial) só há legitimidade
para o seu tratamento se esta for obtida "com o
consentimento dos titulares, com conhecimento do seu destino e
utilização" ou resultar de "obrigação
contratual" (artº 17º nº 2 da Lei 10/91, na redacção da
Lei 28/94).
De acordo com os princípios enunciados entende esta Comissão
que aquela informação só pode ser obtida junto das
"entidades externas" se houver autorização prévia
do titular, o acto de recolha resultar de disposição legal (vg.
cheques) ou cláusula contratual previamente estabelecida. Nesse
caso, deverá constar do impresso de recolha de dados a
possibilidade de recolha junto dessas entidades.
Em relação à recolha desses dados - quando tratados
automaticamente - deve ser dada particular atenção ao
cumprimento do princípio da finalidade consagrado no
artº 15º da Lei 10/91.
4. O A... solicita autorização para "disponibilizar a
consulta de dados às empresas que fazem parte do Grupo". No
Grupo A... há situações diferenciadas a considerar:
4.1. Há empresas que utilizam o suporte aplicacional do A...
para prossecução da sua actividade: B...
Estas empresas acedem, de acordo com o artº 83 do DL 298/92
de 31/12, à "generalidade da informação do A...".
4.2. Há empresas que exercem actividade no domínio
financeiro que, dispondo de suporte aplicacional próprio, acedem
à informação "com o fim específico de minimizarem os
riscos próprios das suas actividades e garantirem a segurança
das operações" (cf. artº 83 do DL 298/92): C...
4.3. Outras empresas acedem "a informação tratada pelo
A... enquanto banco depositário dos títulos por elas geridos,
no âmbito das regras próprias que regem a sua actividade e para
efeitos de reconciliação da informação recíproca": D...
4.4. Os colaboradores das empresas seguradoras acedem a
"aplicações de carácter instrumental geral, nomeadamente
a correio electrónico, lista telefónica interna, mercado de
câmbios e cotações de bolsa. Podem aceder à informação
específica dos produtos e serviços de que são titulares no
Grupo A...": F...
Nesta última situação não há consulta de dados pessoais.
Em sede de utilização de dados devemos considerar o artº
5º al. c) da Convenção do Conselho da Europa, ratificada
através do Dec. do Presidente da República nº 21/93 in DR Iª
Série de 20/8/93, e o disposto nos artigos 12º nº 3, 15º,
17º nº 2 e 18º al. f) da Lei 10/91 de 29 de Abril, na
redacção dada pela Lei 28/94 de 28 de Agosto.
De acordo com estes preceitos é legítima a comunicação de
dados pessoais (nomeadamente de "dados sensíveis") a
outras entidades desde que se verifiquem, cumulativamente,
os seguintes requisitos:
. A comunicação seja conhecida do titular no momento da
recolha e o titular tenha dado o consentimento escrito para a sua
utilização;
. A sua utilização não seja incompatível com as
finalidades determinantes da recolha;
. Esse procedimento seja consentido pela CNPDPI no âmbito do
pedido de autorização, nos termos dos artigos 17º nº 2 e
artº 18º al. f) da Lei 10/91.
No caso em apreço o A... já obtem a autorização escrita do
cliente para a consulta da informação por parte das
instituições do Grupo, ainda que através de uma formulação
que se nos afigura demasiado genérica.
Em relação à informação disponibilizada, nos termos do
pedido de autorização, afigura-se-nos que a sua utilização
não é incompatível com as finalidades determinantes da
recolha. Na generalidade das situações a consulta é efectuada
no âmbito dos riscos de crédito e para segurança das
operações (fundamentada, por isso, no artº 83º do DL 298/92).
Para situações de consulta mais específica deve o A... exigir
da empresa do Grupo uma autorização expressa do cliente,
nomeadamente para obviar à violação do sigilo bancário.
5. Em relação ao prazo de conservação dos dados o A...
considera desejável e adequado um prazo de 20 anos.
A Lei 10/91 de 29 e Abril estabelece a necessidade de fixar o
tempo de conservação dos dados (artº 18º al. I), impondo a
destruição dos dados depois de decorrido o prazo de
conservação autorizada (artº 23º).
A Convenção nº 108, ratificada pelo Dec. do Presidente da
República nº 21/93 de 9 de Julho in DR de 20/8/93, aponta para
um período de conservação "que não exceda o tempo
necessário às finalidades determinantes do seu registo"
(artº 5º al. e).
Há dados que, pela sua natureza, devem ser conservados
enquanto viver a pessoa (vg. sobre identificação civil).
Porém, os dados relativos a operações financeiras
(empréstimos e operações bancárias) - que têm subjacente a
gestão de um contrato - não parecem estar vocacionados para uma
duração superior ao tempo que exceda um "período
razoável". Não parece razoável a adopção generalizada
do prazo indicado porque, desde logo, não está fundamentado no
princípio da necessidade ou finalidade .
O tempo de conservação deve, pois, ser norteado pelos
princípios da finalidade e pertinência. É ajustado, desde
logo, considerar como início da contagem a cessação da
relação contratual estabelecida(que, nos empréstimos para
habitação, pode atingir a ordem dos 25 anos).
Não havendo norma específica para a conservação de
documentos na legislação bancária deverá ser aplicável o
regime estabelecido no artº 40º do Código Comercial que refere
expressamente o seguinte:
"Todo o comerciante é obrigado a arquivar a
correspondência e telegramas que receber, os documentos que
provarem pagamentos e os livros da sua escrituração mercantil,
devendo conservar tudo pelo espaço de 10 anos".
Este prazo, que antes era de 20 anos, será o prazo adequado
para a conservação dos dados. Em face da actividade
desenvolvida o prazo a considerar será o de 10 anos sobre a
cessação da relação contratual que determinou a recolha.
Na mesma linha de pensamento, o D. L. 313/93 de 15 de Setembro
(sobre branqueamento de capitais) estabelece, no artº 9º, as
regras de conservação de documentos. São fixados os seguintes
princípios:
- Obrigatoriedade de conservação da cópia ou referências
dos documentos comprovativos da identificação, durante o
período de 5 anos após o termo das relações com os
respectivos clientes (nº1);
- Conservação, pelo período de 10 anos a contar da data da
execução da transacção, dos originais, cópias ou microformas
e registos dessas operações, bem como das informações obtidas
nos termos do artº 8º nº 2 (nº 2).
Em síntese, e nos termos de entendimento uniforme da CNPDPI:
- O prazo de conservação será pelo tempo necessário às
finalidades determinantes do registo e pelo período de
10 anos sobre o termo da relação contratual,
admitindo-se a possibilidade de conservação enquanto
subsistirem obrigações decorrentes da relação
contratual.
- Devem ser eliminadas as referências a cheques logo que
cesse o período de rescisão (artº 1ºdo DL 454/91),
logo que haja remoção da listagem (artº 4º) , desde
que cesse o período de interdição judicial de uso de
cheque ou se verifique a reabilitação (artº 12º nº
1, 6 e 10). Poderá ser guardada informação que
permita, para os efeitos do artº 1º nº 6 do DL 454/91,
concluir se se trata ou não de "primeira
rescisão".
6. O A... tem, na aplicação, alguns campos de texto livre
onde são incluídas "Anotações", "Referências
Pessoais" e "Relacionamentos Sociais".
Em relação aos dois últimos campos informa o A... que
"já não são utilizados e que, em relação à
informação armazenada está em curso o seu expurgo
definitivo, o qual ocorrerá até ao termo do presente ano
civil". Em relação a estas referências considera a
Comissão, em termos gerais, excessiva e não pertinente a
recolha e tratamento dos dados enunciados, nos termos do artº
12º nº 2 da Lei 10/91.
Em particular, entende-se que a informação relativa aos
hábitos e relacionamentos sociais do cliente se pode enquadrar
no conceito de "vida privada", informação que o artº
11º nº 1 al. a) da Lei 10/91 (redacção da Lei 28/94 de 28 de
Agosto) considera insusceptível de tratamento. Por isso,
reafirma-se a necessidade de expurgar, definitivamente, esta
informação.
No campo "Anotações" são registados "factos,
menções ou circunstâncias pertinentes a cada relação
comercial e/ou relevantes para uma gestão comercial
personalizada, constando do Sistema a data da anotação e o
respectivo autor". A CNPDPI lembra que os dados a registar
devem respeitar o princípio da pertinência (cf. artº 12º nº
2), não podendo ser o campo aproveitado - em face da
"liberdade de texto" - para registar factos
susceptíveis de discriminação ou violadores da privacidade.
7. Verifica-se que os documentos que servem de base à recolha
de dados devem conter, nos termos dos fundamentos indicados, a
"autorização de recolha (para tratamento) de dados
pessoais junto de Repartições Públicas ou empresas
especializadas, tendo em vista a confirmação dos dados e/ou a
obtenção dos elementos necessários à relação
contratual".
Assim, a Comissão Nacional de Protecção de Dados Pessoais
Informatizados delibera autorizar , nos termos do
artº 8º nº1 al. b) , 17º nº 2 e 18º da Lei 10/91, na
redacção dada pela Lei 28/94 de 28 de Agosto, a manutenção do
ficheiro do A....
1. Responsável: BANCO A... com sede na Rua...
2. Características: Sistema Central (mainframe)
Sistema de Gestão de base de dados e linguagem de
programação.
Aplicações: As especificadas no ponto nº 4 do FORMULÁRIO (Identificação de entidades,
moradas e contas)
Finalidade : Registo, conservação, manutenção,
consulta e comunicação da informação estritamente necessária
à prossecução das actividades financeiras no quadro legal
vigente.
3. Serviços encarregados do processamento da informação:
Direcção de Sistemas do A... com sede na R...
4. Dados pessoais contidos em cada registo: Os indicados no
ponto nº 7 formulário que deu entrada na CNPDPI em 2/3/95.
Trata situação patrimonial e financeira, ocorrências
relativas a cheques e contumácia.
5. Recolha de dados: Consentimento dos titulares e cumprimento
de obrigações legais e contratuais.
6. Recolha: directa - pessoal, por telefone e por impresso
Indirecta: através do Banco de Portugal, da CMVM, tribunais,
RNPC, outras entidades registrais e listagens de nomes,
endereços e telefones disponibilizados por associações
profissionais e empresas de informação (para haver tratamento
destes dados é necessário que haja conhecimento e não
oposição dos titulares dos dados).
7. Actualização: igual ao ponto 6
8. Há comunicação de dados ao Banco de Portugal
(Informações de Risco e inibição de uso de cheque), CMVM,
Fundo de Garantia de Depósitos, aos mandatários, comitidos e
outras pessoas prestadoras de serviços ao Banco a título
permanente ou ocasional (auditores externos, advogados,
solicitadores) no âmbito do mandato, autoridades judiciais e de
investigação criminal nos termos legais, autoridades
tributárias nos termos da legislação fiscal e outas entidades
mediante autorização do titular.
Comunicação às Empresas do Grupo A...: (segue a
identificação das empresas- acedem, de acordo com o artº
83 do DL 298/92 de 31/12, à "generalidade da informação
do A..." com autorização dos titulares dos dados);
-... ("com o fim específico de minimizarem os
riscos próprios das suas actividades e garantirem a segurança
das operações" - artº 83 do DL 298/92);
- ... ("à informação tratada pelo A... enquanto
banco depositário dos títulos por elas geridos, no âmbito das
regras próprias que regem a sua actividade e para efeitos de
reconciliação da informação recíproca").
9. Há comparações, interconexão ou inter-relacionamento da
informação. Existe uma plataforma aplicacional que permite o
tratamento dos dados fornecidos directa ou indirectamente, quer
através de elementos de ligação, quer através da existência
de atributos comuns (nº de empréstimo, nome, endereço, nº de
documento de identificação e nº de contribuinte).
10. Há fluxos transfronteiras de dados para França.
11. Medidas de segurança: as indicadas no ponto nº 1,2, 3, 4
e 5.
12. Tempo de conservação:
- Os dados só poderão ser conservados pelo tempo necessário
às finalidades determinantes do registo e pelo período de 10
anos sobre o termo da relação contratual, admitindo-se a
possibilidade de conservação enquanto subsistirem obrigações
decorrentes da relação contratual.
- Devem ser eliminadas as referências a cheques logo que
cesse o período de rescisão (artº 1ºdo DL 454/91), logo que
haja remoção da listagem (artº 4º) , desde que cesse o
período de interdição judicial de uso de cheque ou se
verifique a reabilitação (artº 12º nº 1, 6 e 10). Poderá
ser guardada informação que permita, para os efeitos do artº
1º nº 6 do DL 454/91, concluir se se trata ou não de
"primeira rescisão".
13. Pessoas com acesso directo à informação: São
estabelecidos níveis de acesso, nos termos indicados no ponto
nº 15º do Formulário.
14. Formas e condições de acesso e rectificação por parte
das pessoas: É assegurado ao interessado a possibilidade de
tomar conhecimento dos elementos que lhes dizem respeito, desde
que devidamente identificados no momento da solicitação. É
sempre possível a correcção de inexactidões bem como
eliminações relativas às entidades desde que pelas mesmas
comunicado.
EM CONCLUSÃO:
A - É autorizado o tratamento automatizado nos termos e
condições que antecedem;
B - Em face do pedido de autorização, a CNPDPI autoriza
o tratamento das ocorrências relativas a cheques e contumácia.
Quanto às condenações em processo crime e outras suspeitas
de actividades ilícitas verifica-se que não é solicitada
autorização, não podendo, por isso, ser feito qualquer
tratamento (cf. artº 17º nº 2 da Lei 10/91, na redacção da
Lei 28/94 de 28 de Agosto).
C - Os impressos de recolha de dados devem ser reformulados no
prazo de 6 meses, por forma a respeitarem os princípios
constantes do artº 22 nº 1 da Lei 10/91. Nesse prazo, deve ser
enviada cópia à Comissão.
D - A informação de natureza sensível recolhida junto das
"entidades externas" só pode ser tratada se
houver autorização prévia do titular ou o acto de
recolha resultar de cláusula contratual previamente estabelecida
(cf. artº 17º nº 2 da Lei 10/91 na redacção da Lei 28/94 de
28 de Agosto).
Em relação à recolha de dados junto dessas entidades -
quando tratados automaticamente - deve o A... dar particular
atenção ao cumprimento do princípio da finalidade
consagrado no artº 15º da Lei 10/91.
E - O prazo de conservação será pelo tempo necessário às
finalidades determinantes do registo e pelo período de 10 anos
sobre o termo da relação contratual, admitindo-se a
possibilidade de conservação enquanto subsistirem obrigações
decorrentes da relação contratual. Devem ser eliminadas as
referências a cheques logo que cesse o período de rescisão
(artº 1ºdo DL 454/91), logo que haja remoção da listagem
(artº 4º) , desde que cesse o período de interdição judicial
de uso de cheque ou se verifique a reabilitação (artº 12º nº
1, 6 e 10). Poderá ser guardada informação que permita, para
os efeitos do artº 1º nº 6 do DL 454/91, concluir se se trata
ou não de "primeira rescisão".
F - A consulta de dados pessoais (nomeadamente de "dados
sensíveis") a outras entidades só é possível quando se
verifiquem, cumulativamente, os seguintes requisitos:
. A comunicação seja conhecida do titular no momento
da recolha e o titular tenha dado o consentimento escrito para a
sua utilização;
. A sua utilização não seja incompatível com as
finalidades determinantes da recolha;
. Esse procedimento seja consentido pela CNPDPI no
âmbito do pedido de autorização, nos termos dos artigos 17º
nº 2 e artº 18º al. f) da Lei 10/91.
G - Obtendo o A... autorização escrita do cliente para a
consulta da informação por parte das instituições do Grupo,
ainda que através de uma formulação que se nos afigura
demasiado genérica, entende-se que a sua utilização não é
incompatível com as finalidades determinantes da recolha.
H - Em relação ao tratamento de dados de não clientes
devem ser tidos em conta os princípios relativos ao direito de
informação (artº 13º nº1 da Lei 10/91 de 29 de Abril) e da
finalidade da recolha (cf. artº 12º nº 3 e artº 22º al. e)).
Sendo uma das finalidades do ficheiro a "captação de novos
clientes", assume particular relevância o direito de
informação e de "eliminação" que assiste ao titular
dos dados (artº 30º nº3 da Lei 10/91).
I - A informação relativa aos hábitos e relacionamentos
sociais do cliente pode enquadrar-se no conceito de "vida
privada", informação que o artº 11º nº 1 al. a) da Lei
10/91 (redacção da Lei 28/94 de 28 de Agosto) considera
insusceptível de tratamento. Por isso, reafirma-se a necessidade
de expurgar, definitivamente, esta informação.
J - Os registos a efectuar no campo "Anotações"
devem respeitar o princípio da pertinência (cf. artº 12º nº
2 da Lei 10/91), não podendo ser o campo aproveitado - em face
da "liberdade de texto" - para tratar factos
susceptíveis de discriminação ou violadores da privacidade.
Lisboa, 24 de Outubro de 1995
Amadeu Francisco Ribeiro Guerra (Relator), Joaquim Seabra
Lopes, Nuno Albuquerque Morais Sarmento, Luís José Durão
Barroso, João Alfredo Massano Labescat da Silva, Mário Varges
Gomes, Augusto Victor Coelho (Presidente).
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