Deliberação nº 19/95

1. Razão da instauração do processo

Alguns órgãos de comunicação social deram conta da celebração de acordos entre a Caixa Geral de Depósitos e alguns estabelecimento de Ensino Superior, os quais tinham subjacente a criação de um cartão designado "Caixautomática Universidade".

Trata-se de um cartão magnético que é produzido pela Caixa Geral de Depósitos, a qual obtem dados, em suporte magnético, junto das Universidades. O presente processo foi organizado com a finalidade de clarificar as questões relevantes no domínio da utilização de dados das Universidades, tendo em vista o processo de produção do referido cartão e averiguar se haveria algum reparo a fazer em sede de protecção da privacidade e de tratamento automatizado de dados pessoais.

2. Diligências efectuadas e factos apurados

Num primeiro contacto com a Direcção de Particulares e Administração de Agências da CGD - serviço encarregado de estabelecer os protocolos, tratar a informação e desencadear os procedimentos relativos à produção do cartão - foram obtidos os seguintes esclarecimentos:

• Para os estudantes que não pretendem "cartão bancário" é produzido um simples cartão de identificação, sendo dispensável a abertura de conta na CGD;
• Para obter o cartão "Caixautomática Universidade" (só para identificação) deve o aluno preencher um impresso "modelo 2718", o qual se destina, especificamente, à recolha de dados tendentes à produção do cartão;
• O estabelecimento de Ensino Superior (Universidade...) envia à CGD, em suporte magnético (disquete), os elementos indispensáveis à produção do cartão magnético: nome, nº de aluno ou funcionário, qualidade (docente, funcionário/aluno), data de validade do cartão (nem sempre), dados referentes ao curso que frequenta e se é sócio da Associação (nem sempre);
• O preenchimento do impresso é facultativo, isto é, o estudante só adere ao sistema se quiser ;
• Não é registada, no ficheiro da CGD, a morada do estudante;
• A CGD não exerce qualquer acção sobre os estudantes no sentido de os impelir a abrir conta ou a subscrever o impresso MOD. 2718;
• A CGD limita-se a cumprir os termos de cada um dos protocolos e a aguardar que os estudantes, professores e funcionários, livremente, se decidam pelo simples pedido de "cartão não bancário" ou pela "abertura de conta", facultando-lhes os respectivos benefícios estabelecidos em cada protocolo.

Nos termos dos PROTOCOLOS celebrados verifica-se que:

• Foram celebrados, até 19/6/95, 48 protocolos e foram já estabelecidos contactos com mais 14 Estabelecimentos;
• 19 Associações de Estudantes subscreveram, com os estabelecimentos de ensino, os respectivos protocolos;
• Em todos e cada um dos protocolos a CGD obrigou-se a "prestar gratutitamente o serviço de produção de cartões, a emitir" - conforme os casos - "para alunos, funcionários, docentes e investigadores" (Cláusula nº 1);
• "O cartão a emitir, que se designará CAIXAUTOMÁTICA UNIVERSIDADE, ou CAIXAUTOMÁTICA POLITÉCNICO, admitirá simultaneamente as funções de cartão de identificação e cartão bancário de débito para os titulares clientes da Caixa ou que pretendam vir a sê-lo" (Cláusula 2ª);
• Em contrapartida a CGD faculta determinados produtos associados e atendimento preferencial aos portadores do cartão;
• A CGD compremete-se, com alguns estabelecimentos de Ensino Superior e Associações de Estudantes, a dar ajudas financeiras ao nível de produção de manuais didácticos, actividades culturais e recreativas;
• Algumas Universidades e Politécnicos comprometem-se a consultar a CGD em relação a "todas as operações e serviços bancários que venham a necessitar e, sem prejuízo da lógica comercial, a dar-lhe a sua preferência".

Foram feitas diligências junto dos estabelecimentos de ensino superior, tendo sido apurados os seguintes factos:

1. Confirmação das informações obtidas junto da Caixa Geral de Depósitos;
1. A generalidade dos estabelecimentos comunica, em suporte magnético (disquete) à CGD os seguintes dados: nome, número de registo, ano curricular que frequenta, ano curricular da inscrição, curso (nas Universidades onde há vários), se é membro da Associação (em alguns casos), Nº de BI (Instituto Politécnico...e de ...) e morada (Faculdade de ...);
1. Os dados são enviados no âmbito dos protocolos estabelecidos e destinam-se à produção do cartão de identificação do aluno - "Cartão Caixautomática Universidade/Politécnico";
1. Os impressos de recolha e o cartão têm o logotipo da CGD e só os estudantes que querem aderir ao sistema é que preenchem o impresso;
1. Para aqueles que não querem aderir a Universidade produz um cartão de estudante, no formato "tradicional", e que serve como cartão de estudante (a Faculdade de Engenharia..., Instituto..., Universidade ... e Faculdade de... adoptaram este cartão como de identificação do aluno);
1. Há 2 Institutos Politécnicos em que existe cartão de estudante para todos (Instituto Superior... e Instituto Politécnico de...);
1. O impresso de recolha de dados (MOD. 2718) é entregue por funcionário da CGD o qual dispõe, normalmente, de instalações específicas na Universidade. Na Universidade... os impressos podem ser fornecidos pelos serviços académicos ou pela Associação;
1. Quando o estudante pretende abrir conta preenche os impressos usualmente utilizados para os clientes da CGD, sendo os seus dados introduzidos no "sistema Central da CGD" e a informação do aluno é sujeita a tratamento idêntico ao de qualquer cliente (sem prejuízo das facilidades estabelecidas nos protocolos relativamente a "tratamento preferencial");
1. Não é tratada automaticamente a morada do estudante no ficheiro CAIXAUTOMÁTICA UNIVERSIDADE, nem a mesma é comunicada pelas Faculdades (à excepção por parte da Faculdade de...) .

A Caixa Geral de Depósitos procedeu à legalização deste ficheiro, interessando evidenciar os seguintes aspectos:

• Os dados pessoais tratados são os seguintes: Nome completo titular, nome a inscrever no cartão, código da categoria (aluno, docente), Código da entidade/estabelecimento, indicador da existência da vertente débito no cartão de identificação, número a inscrever no cartão e categoria, código da entidade.
• O tempo de conservação é de 1 ano, ou seja, todos os anos a informação é eliminada e substituída por informação actualizada;
• O ficheiro é utilizado, exclusivamente, para gestão e produção - pela SIBS - do cartão "CAIXAUTOMÁTICA UNIVERSIDADE";
• Há um acesso muito restrito aos dados do ficheiro por parte dos funcionários da CGD;

3. Enquadramento jurídico dos factos apurados

1. O que está em análise neste processo é o modo de produção do cartão de identificação de alunos, professores e funcionários dos Estabelecimentos de Ensino Superior - CARTÃO CAIXAUTOMÁTICA UNIVERSIDADE e CAIXAUTOMÁTICA POLITÉCNICO.

A competência da produção do cartão de identificação, pela sua natureza, é da competência das respectivas Universidades.

Nos termos do artº 2º do DL 416/93 de 24 de Dezembro "a prova da qualidade de estudante e da matrícula anual pode se efectuada através da entrega de fotocópia simples do cartão de estudante, desde que nele se contenha o nome completo do aluno, o grau de ensino e o ano lectivo da matrícula".

O cartão de estudante, além de identificar o estudante, passou a fazer prova da qualidade de estudante e do ano de matrícula - substituindo as declarações e documentos que os estabelecimentos de ensino emitiam para comprovar essa qualidade.

2. Todos os protocolos juntos ao processo estabelecem, na cláusula nº 1, o seguinte:

"A CGD prestará, gratuitamente, o serviço de produção de cartões, a emitir para toda a população (alunos, funcionários, docentes e investigadores)".

Em face da cláusula antecedente, e de toda a matéria dada como provada, verifica-se que as Universidades e Institutos Politécnicos procedem, na sequência da transferência da prestação deste serviço para a CGD, à comunicação dos dados indispensáveis à produção do cartão de identificação: nome, número de registo, ano curricular que frequenta, ano curricular da inscrição, curso (nas Universidades onde há vários), se é membro da Associação (em alguns casos).

Pela natureza destes dados, os elementos em causa só podem ser fornecidos pelos Estabelecimentos de Ensino. É às Universidades que compete velar pela correcta correspondência dos elementos constantes do cartão de identificação com a situação real do estudante, do professor ou funcionário.

Através do Protocolo, os Estabelecimentos de Ensino transferiram para a CGD a prestação de um serviço que a Lei não proíbe que possa vir a ser contratado com outras entidades ou empresas. Por exemplo, não se teriam levantado objecções de maior se qualquer Faculdade tivesse contratado a produção de cartões com uma empresa que se dedique à produção de cartões magnéticos (vg. na área da informática).

3. As questões que interessa apreciar, à luz da Lei de Protecção de Dados (Lei 10/91 de 29 de Abril, com a redacção dada pela Lei 28/94 de 28 de Agosto), são as que se referem à eventual violação do princípio da finalidade, por parte das Universidades (artº 15º), e ao modo de utilização e processamento da informação fornecida à CGD.

Dispõe o artº 12º nº1 e 2 da Lei 10/91 de 29 de Abril que a recolha de dados pessoais se deve efectuar de "forma lícita e não enganosa", devendo processar-se em "estrita adequação e pertinência à finalidade que determina a recolha". De acordo com a matéria provada não há violação destes princípios por parte de nenhum dos intervenientes:

- As Universidades e Politécnicos recolhem os dados para, no âmbito da suas competências, assegurarem (entre outras finalidades) a produção do cartão de identificação;

- A CGD, na sequência dos protocolos celebrados, disponibiliza-se a produzir um cartão de identificação depois de o estudante (professor ou funcionário) lhe manifestar a vontade de obter o cartão e preencher o impresso Mod. 2718. Quando pretendem obter um cartão com funções simultâneas de "cartão de identificação" e "cartão de débito" a CGD procede à abertura de conta, havendo lugar ao preenchimento dos impressos habitualmente utilizados pelos clientes.

Embora o impresso de recolha de dados não cumpra as exigências do artº 22º da Lei 10/91, é pacífico que os titulares dos dados são informados sobre a finalidade determinante da recolha (artº 12º nº 3) e têm conhecimento de que os dados se destinam à produção do cartão de identificação pela CGD.

4. Em relação ao "princípio da finalidade" (cf. artigos 15º e 34º nº 3 da Lei 10/91) interessa considerar os seguintes aspectos:

- Os dados recolhidos pelos Estabelecimentos de Ensino Superior têm como finalidade, entre outras, assegurar a produção do "cartão de identificação" do aluno, professor ou funcionário;

- A CGD recolhe os dados constantes do MOD. 2718, com o mesmo objectivo específico, em relação aos estudantes que aderem ao cartão "CAIXAUTOMÁTICA". Não utiliza os dados recolhidos para qualquer outra finalidade e procede à actualização/eliminação anual da informação armazenada.

Há, portanto, uma utilização dos dados no âmbito da mesma finalidade, concluindo a Comissão que não existe qualquer violação do citado preceito.

Por outro lado, o fornecimento pelas Universidades e Institutos Politécnicos da informação pode ser configurado com uma "função de complementaridade" em relação ao dados já registados, não fazendo sentido nem sendo legítimo que esses elementos sejam recolhidos junto dos estudantes. Os dados relativos ao curso, ano curricular e nº do aluno não podem deixar de ser fornecidos pelas Universidades e Politécnicos.

5. Como consideração final interessa, na legalização dos respectivos ficheiros, adoptar as medidas necessárias no âmbito do "direito de informação" e de adequação dos impressos de recolha de dados.

Assim:

- Impõe-se que os impressos de recolha de dados cumpram o disposto no artº 22º da Lei 10/91 de 29 de Abril;

- Do Mod. 2718 (utilizado pela CGD) deve resultar claro que os dados são processados automaticamente, qual a finalidade da recolha e constar informação no sentido de que as Universidades e Politécnicos fornecem dados específicos imprescindíveis à emissão do Cartão de Identificação.

EM CONCLUSÃO:

1. Em face da matéria apurada e, nomeadamente, nos termos dos protocolos juntos ao processo, verifica-se que a CGD se comprometeu a prestar, gratuitamente, o serviço de produção de cartões de identificação para toda a população (alunos, funcionários, docentes e investigadores).

2. As Universidades e Institutos Politécnicos procedem, na sequência da transferência da prestação deste serviço para a CGD, à comunicação dos dados indispensáveis à produção do cartão de identificação: nome, número de registo, ano curricular que frequenta, ano curricular da inscrição, curso (nas Universidades onde há vários), se é membro da Associação (em alguns casos).

3. A lei não impede que a prestação deste serviço possa vir a ser contratado com outras entidades ou empresas, não constituindo a comunicação de dados para esse efeito - só por si - qualquer violação dos princípios consignados em matéria de Protecção de Dados.

4. Não se apurou qualquer violação das normas relativas à recolha de dados e direito de informação (artº 12º da Lei 10/91) por parte de nenhum dos intervenientes:

- As Universidades e Politécnicos recolhem os dados para, no âmbito da suas competências, assegurarem (entre outras finalidades) a produção do cartão de identificação;

- A CGD, na sequência dos protocolos celebrados, disponibiliza-se a produzir um cartão de identificação depois de o estudante (professor ou funcionário) lhe manifestar a vontade de obter o cartão e preencher o impresso Mod. 2718.

5. Não há violação do "princípio da finalidade" (cf. artigos 15º e 34º nº 3 da Lei 10/91) na medida em que:

- Os dados recolhidos pelos Estabelecimentos de Ensino Superior têm como finalidade, entre outras, assegurar a produção do "cartão de identificação" do aluno, professor ou funcionário;

- A CGD recolhe os dados através do MOD. 2718, com o mesmo objectivo específico, em relação aos estudantes que aderem ao cartão "CAIXAUTOMÁTICA". Não utiliza os dados recolhidos para qualquer outra finalidade e procede à actualização/eliminação anual da informação armazenada.

6. No processo de legalização dos vários ficheiros deve ser assegurado o cumprimento das exigências do artº 22º da Lei 10/91, dando-se particular realce à finalidade da recolha e à informação no sentido de que as Universidades e Politécnicos fornecem à CGD dados específicos imprescindíveis à emissão do Cartão de Identificação.

Em face das CONCLUSÕES delibera a CNPDPI proceder ao arquivamento do processo com comunicação à CGD.

Lisboa, 21 de Novembro de 1995

Amadeu Francisco Ribeiro Guerra (Relator), Joaquim Seabra Lopes, Nuno Albuquerque Morais Sarmento, Luís José Durão Barroso, João Alfredo Massano Labescat da Silva, Mário Varges Gomes, Augusto Victor Coelho (Presidente).